Электронный документооборот в трудовых отношениях

С каждым днём всё больше компаний осознают потребность внедрения у себя системы электронного документооборота для того, чтобы оградить работников от лишних социальных контактов, оформлять кадровые документы в условиях дистанцирования, снизить риски несоблюдения трудового законодательства.  

Ещё в 2018 году в рамках национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации", которая реализуется в рамках федерального проекта "Нормативное регулирование цифровой среды", перед Правительством РФ была поставленазадача по обеспечению правового регулирования цифрового взаимодействия в сфере заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, внедрения кадрового документооборота в электронном виде. И если в начале реализации проекта профессиональным обществом задавались вопросы о востребованности и проблематичности внедрения кадровой цифровизации в секторах экономики, то 2020 год с новыми вызовами времени снял данную дилемму. Действительно, именно в текущем году практически во всех секторах экономики возникла потребность перевода большей части сотрудников на дистанционный формат работы, оперативного изменения условий труда работников, определения и контроля трудового процесса.

Оценивая возможность введения электронного кадрового документооборота Минтруд России прежде всего обратил внимание на то, что подобным новациям прежде всего должны предшествовать соответствующие решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах(https://rosmintrud.ru/labour/relationship/332). Законопроект Минтрудао проведении эксперимента по переводу кадровых документов в электронный видпрошёл обсуждение и был одобрен Российской трёхсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. По мнению Всеволода Вуколова - руководителя Федеральной службы по труду и занятости "предпосылками подготовки законопроекта стали, с одной стороны, обстоятельства, когда ряд компаний уже ведёт электронный документооборот для документов, которые разрешены Трудовым кодексом, с другой – многочисленные обращения работников. В основном дистанционных работников и вахтовиков, которые хотели бы заключать трудовые договоры в электронном виде, чтобы потом, когда они достигали рабочего места, не были изменены основные положения договоров, которые были им заявлены при приеме на работу, например, в другом регионе"(https://rosmintrud.ru/labour/relationship/369).

Первым воплощенным в жизнь этапом нацпроекта стало введение "электронных трудовых книжек". Соответствующее решение утверждено Федеральным законом от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Преобразование призвано избавить кадровые службы от лишней работы, а также упростить процесс оформления и снизить издержки работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек. Для работников преимущества связаны с возможностью контроля и упрощения ознакомления со страховым стажем, быстротой получения цифровой информации о своей трудовой деятельности, проверкой перечисления страховых взносов с его зарплаты работодателем, реализацией права на трудоустройство даже если работодатель не отдал трудовую книжку при увольнении.

^{Следующим этапом прогрессивных изменений стало проведение эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, без дублирования их на бумажном носителе. Так, 24 апреля 2020 года был подписан и утверждён Федеральный закон №122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой"(http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202004240028).  Данный акт ставит своей целью создание и отработку механизмов ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также подготовку предложений о внесении изменений в законодательство Российской Федерации.3}

Закон определяет, что участниками эксперимента со стороны работников являются: работники, а также лица, поступающие на работу, которые выразили своё добровольное согласие на участие в эксперименте.

Не могут быть участниками эксперимента следующие категории:

- работники, направляемые временно работодателями к другим физическим или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала);

- дистанционные работники.

Работники будут вправе в любой момент отказаться от участия в эксперименте, уведомив об этом работодателя в письменной форме.

Федеральный закон № 122 определяет, что вопросы, касающиеся проведения эксперимента, включая в том числе права и обязанности сторон, виды документов, процедуры их создания и использования, должны быть отражены в коллективном договоре и (или) в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

В настоящее время работодатели смогут участвовать в эксперименте по их добровольному согласию. Они должны самостоятельно определить виды документов, касающиеся трудовых отношений с работниками, в отношении которых будет проводиться эксперимент, структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте, принимают локальные нормативные акты, касающиеся проведения эксперимента, в том числе об использовании электронной подписи работодателем и работником.  В соответствии с Федеральным законом создание и заверение электронных документов, связанных с работой, требующих подписание работодателем, осуществляется с использованием усиленно квалифицированной электронной подписью работодателя. Срок проведения данного эксперимента устанавливаетсянормативным актом до 31 марта 2021 года.  

Затраты по ведению электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, в том числе по приобретению и использованию электронной подписи работника, возложено на работодателя. При этом в законе зафиксировано, что отсутствие у работника электронной подписи не может служить основанием для отказа в заключение с ним трудового договора. Также прописано право работников обращаться к работодателю (в письменной форме или в установленном работодателем порядке через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя) с заявлением о направлении или выдаче электронных документов, касающихся трудовых отношений. В рамках эксперимента должны быть обеспечены беспрепятственный доступ работника к электронным документам, касающимся трудовых отношений, а также возможность формирования документов на бумажном носителе на основе информации из электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками.

Порядок введения эксперимента в организации предполагает ряд этапов, в ходе которых работодатель должен:

заявить о желании участвовать в эксперименте в соответствии с утверждённым Минтрудом РФ положением о порядке проведения эксперимента;

определитьдату начала проведения эксперимента;

утвердить перечень видов электронных документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;

определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости);

не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомить о проведении эксперимента каждого работника и соискателя в письменной форме, а также о праве отказаться от участия в эксперименте;

получить от работников и соискателейсогласие на участие в эксперименте;

сформировать и утвердить список работников, участвующих в эксперименте;

с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации  принимает или вносит изменения (при необходимости) в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты, в том числе локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;

ознакомить работников и соискателей под роспись (в бумажном виде) с принятыми локальными нормативными актами, регулирующими отношения в связи с экспериментом;

внестив трудовые договоры и иные договоры изменения в связи с участием в эксперименте;

создать специализированную информационную систему либо обеспечить возможность использования в целях эксперимента уже действующей информационной системы "Работа в России";

обеспечить работнику беспрепятственный доступ к электронным документам в рамках использования информационной системы "Работа в России";

обеспечить защиту электронных документов от неправомерного доступа.

С целью соблюдения действующего законодательства, защиты трудовых прав и гарантий в отношении работников, изъявивших желание участвовать в описанном выше эксперименте профсоюзным руководителям всех уровней необходимо:

Отработать правила и практику внесения изменений в трудовые договора работников и в коллективные договора при введении электронных документов, связанных с работой;

Провести анализ недостатков эксперимента и внести предложения по совершенствованию законопроекта, который в дальнейшем сделает электронный кадровый документооборот обязательным для всех предприятий;

Освоить электронный документооборот и электронный кадровый документооборот в структурах Профсоюза;

Настаивать на включении профсоюзной стороны в информационную систему “Работа в России"

Одной из заявленных целей эксперимента является внесение изменений в трудовое законодательство РФ, предусматривающих всеобщее использование электронных документов в трудовых отношениях. Вполне вероятно, что процедуры, предусмотренные вышеуказанными актами, будут положены в основу будущих изменений трудового законодательства, в связи с чем необходимо отслеживать информацию о ходе проведения эксперимента в организациях отрасли, которые принимают в нем участие.

Использовались источники:

1. Комментарий Минтруда России о введении электронной трудовой книжки и кадрового документооборота в электронном виде 

https://rosmintrud.ru/labour/relationship/332

2. На заседании РТК одобрен законопроект о проведении эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид 

https://rosmintrud.ru/labour/relationship/369

3. Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" 

http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202004240028

4. Положение о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой 

https://regulation.gov.ru/projects#npa=101920

Назад в раздел