Размер:
AAA
Цвет: CCC
Изображения Вкл.Выкл.
Обычная версия сайта
119119, г. Москва, Ленинский проспект, д. 42
Наш адрес
+7 (495) 938-83-78
Приемная
Трудовое законодательство РФ

Электронный документооборот в трудовых отношениях



Электронный документооборот в трудовых отношениях

С каждым днём всё больше компаний осознают потребность внедрения у себя системы электронного документооборота для того, чтобы оградить работников от лишних социальных контактов, оформлять кадровые документы в условиях дистанцирования, снизить риски несоблюдения трудового законодательства.  

Ещё в 2018 году в рамках национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации", которая реализуется в рамках федерального проекта "Нормативное регулирование цифровой среды", перед Правительством РФ была поставленазадача по обеспечению правового регулирования цифрового взаимодействия в сфере заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, внедрения кадрового документооборота в электронном виде. И если в начале реализации проекта профессиональным обществом задавались вопросы о востребованности и проблематичности внедрения кадровой цифровизации в секторах экономики, то 2020 год с новыми вызовами времени снял данную дилемму. Действительно, именно в текущем году практически во всех секторах экономики возникла потребность перевода большей части сотрудников на дистанционный формат работы, оперативного изменения условий труда работников, определения и контроля трудового процесса.

Оценивая возможность введения электронного кадрового документооборота Минтруд России прежде всего обратил внимание на то, что подобным новациям прежде всего должны предшествовать соответствующие решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах(https://rosmintrud.ru/labour/relationship/332). Законопроект Минтрудао проведении эксперимента по переводу кадровых документов в электронный видпрошёл обсуждение и был одобрен Российской трёхсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. По мнению Всеволода Вуколова - руководителя Федеральной службы по труду и занятости "предпосылками подготовки законопроекта стали, с одной стороны, обстоятельства, когда ряд компаний уже ведёт электронный документооборот для документов, которые разрешены Трудовым кодексом, с другой – многочисленные обращения работников. В основном дистанционных работников и вахтовиков, которые хотели бы заключать трудовые договоры в электронном виде, чтобы потом, когда они достигали рабочего места, не были изменены основные положения договоров, которые были им заявлены при приеме на работу, например, в другом регионе"(https://rosmintrud.ru/labour/relationship/369).

Первым воплощенным в жизнь этапом нацпроекта стало введение "электронных трудовых книжек". Соответствующее решение утверждено Федеральным законом от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Преобразование призвано избавить кадровые службы от лишней работы, а также упростить процесс оформления и снизить издержки работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек. Для работников преимущества связаны с возможностью контроля и упрощения ознакомления со страховым стажем, быстротой получения цифровой информации о своей трудовой деятельности, проверкой перечисления страховых взносов с его зарплаты работодателем, реализацией права на трудоустройство даже если работодатель не отдал трудовую книжку при увольнении.

Следующим этапом прогрессивных изменений стало проведение эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, без дублирования их на бумажном носителе. Так, 24 апреля 2020 года был подписан и утверждён Федеральный закон №122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой"(http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202004240028).  Данный акт ставит своей целью создание и отработку механизмов ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также подготовку предложений о внесении изменений в законодательство Российской Федерации.3

Закон определяет, что участниками эксперимента со стороны работников являются: работники, а также лица, поступающие на работу, которые выразили своё добровольное согласие на участие в эксперименте.

Не могут быть участниками эксперимента следующие категории:

- работники, направляемые временно работодателями к другим физическим или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала);

- дистанционные работники.

Работники будут вправе в любой момент отказаться от участия в эксперименте, уведомив об этом работодателя в письменной форме.

Федеральный закон № 122 определяет, что вопросы, касающиеся проведения эксперимента, включая в том числе права и обязанности сторон, виды документов, процедуры их создания и использования, должны быть отражены в коллективном договоре и (или) в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

В настоящее время работодатели смогут участвовать в эксперименте по их добровольному согласию. Они должны самостоятельно определить виды документов, касающиеся трудовых отношений с работниками, в отношении которых будет проводиться эксперимент, структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте, принимают локальные нормативные акты, касающиеся проведения эксперимента, в том числе об использовании электронной подписи работодателем и работником.  В соответствии с Федеральным законом создание и заверение электронных документов, связанных с работой, требующих подписание работодателем, осуществляется с использованием усиленно квалифицированной электронной подписью работодателя. Срок проведения данного эксперимента устанавливаетсянормативным актом до 31 марта 2021 года.  

В число сторон участвующих в эксперименте, включено также Министерство труда и социального развития РФ. В настоящее время указанным ведомством подготовлен проект приказа "Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой", который определяет порядок проведения эксперимента по ведению отдельными работодателями определенных электронных документов(https://regulation.gov.ru/projects#npa=101920).
Вести электронные документы, касающиеся трудовых отношений с работниками, предполагается либо через созданную работодателем информационную систему, либо через систему "Работа в России", к которой работодатель может присоединиться. "Использование информационной системы работодателя или системы "Работа в России" должно быть отражено в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) работника, согласившегося участвовать в эксперименте", – подчёркивается в документе. В ходе эксперимента работодатели смогут фактически перейти на электронный документооборот с работниками, используя для этого электронную почту или систему "Работа в России" (https://trudvsem.ru).

Затраты по ведению электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, в том числе по приобретению и использованию электронной подписи работника, возложено на работодателя. При этом в законе зафиксировано, что отсутствие у работника электронной подписи не может служить основанием для отказа в заключение с ним трудового договора. Также прописано право работников обращаться к работодателю (в письменной форме или в установленном работодателем порядке через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя) с заявлением о направлении или выдаче электронных документов, касающихся трудовых отношений. В рамках эксперимента должны быть обеспечены беспрепятственный доступ работника к электронным документам, касающимся трудовых отношений, а также возможность формирования документов на бумажном носителе на основе информации из электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками.

Порядок введения эксперимента в организации предполагает ряд этапов, в ходе которых работодатель должен:

заявить о желании участвовать в эксперименте в соответствии с утверждённым Минтрудом РФ положением о порядке проведения эксперимента;

определитьдату начала проведения эксперимента;

утвердить перечень видов электронных документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;

определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости);

не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомить о проведении эксперимента каждого работника и соискателя в письменной форме, а также о праве отказаться от участия в эксперименте;

получить от работников и соискателейсогласие на участие в эксперименте;

сформировать и утвердить список работников, участвующих в эксперименте;

с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации  принимает или вносит изменения (при необходимости) в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты, в том числе локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;

ознакомить работников и соискателей под роспись (в бумажном виде) с принятыми локальными нормативными актами, регулирующими отношения в связи с экспериментом;

внестив трудовые договоры и иные договоры изменения в связи с участием в эксперименте;

создать специализированную информационную систему либо обеспечить возможность использования в целях эксперимента уже действующей информационной системы "Работа в России";

обеспечить работнику беспрепятственный доступ к электронным документам в рамках использования информационной системы "Работа в России";

обеспечить защиту электронных документов от неправомерного доступа.

С целью соблюдения действующего законодательства, защиты трудовых прав и гарантий в отношении работников, изъявивших желание участвовать в описанном выше эксперименте профсоюзным руководителям всех уровней необходимо:

Отработать правила и практику внесения изменений в трудовые договора работников и в коллективные договора при введении электронных документов, связанных с работой;

Провести анализ недостатков эксперимента и внести предложения по совершенствованию законопроекта, который в дальнейшем сделает электронный кадровый документооборот обязательным для всех предприятий;

Освоить электронный документооборот и электронный кадровый документооборот в структурах Профсоюза;

Настаивать на включении профсоюзной стороны в информационную систему “Работа в России"

Одной из заявленных целей эксперимента является внесение изменений в трудовое законодательство РФ, предусматривающих всеобщее использование электронных документов в трудовых отношениях. Вполне вероятно, что процедуры, предусмотренные вышеуказанными актами, будут положены в основу будущих изменений трудового законодательства, в связи с чем необходимо отслеживать информацию о ходе проведения эксперимента в организациях отрасли, которые принимают в нем участие.

Использовались источники:

1. Комментарий Минтруда России о введении электронной трудовой книжки и кадрового документооборота в электронном виде 

https://rosmintrud.ru/labour/relationship/332

2. На заседании РТК одобрен законопроект о проведении эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид 

https://rosmintrud.ru/labour/relationship/369

3. Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" 

http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202004240028

4. Положение о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой 

https://regulation.gov.ru/projects#npa=101920



Назад в раздел